Personopplysninger i skolen

Behandling av personopplysninger i skolen

Personvernforordningen (GDPR) stiller krav til informasjon om bruken av datasystemer. Informasjonen skal bidra til trygghet og tillit til at personopplysninger blir behandlet korrekt og sikkert.

Opplæringsloven pålegger skolen en rekke plikter. Skolen skal blant annet gi elevene den opplæring de har krav på, dokumentasjon for fullført opplæring og nødvendig tilsyn og omsorg.

Samtidig gir loven skolen hjemmel for å samle inn og behandle de opplysninger som er nødvendig for at oppgavene kan utføres tilfredsstillende. Skolen er avhengig av opplysningene for å kunne gi elevene den opplæring, rådgivning og vurdering de har lovfestet rett til. Opplæringsloven er det viktigste hjemmelsgrunnlaget for skolens behandling av personopplysninger.

Ringerike kommune gjennomfører risikoanalyser og vurderer personvernkonsekvenser (DPIA) for datasystemer der personopplysninger brukes. 

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er enhver opplysning som, direkte eller indirekte, kan knyttes til en enkeltperson. Eksempler på personopplysninger er: 

• navn, alder og fødselsnummer
• adresse
• telefonnummer  og e-postadresse 
• opplysninger om elevenes underveis- og sluttevalueringer
• fravær og anmerkninger
• faglig progresjon
• spesielle undervisningsbehov
• atferdsmønstre og sosiale evner 
• kommunikasjon mellom elever 
• kommunikasjon mellom lærer og elev 
• kommunikasjon mellom barnehage og hjem
• informasjon om allergier 
• logg fra elevenes bruk av skolens nettverk 
• bilder, videoer eller lydfiler av elever

Når kan fødselsnummer brukes?
Fødselsnummeret regnes ikke som en sensitiv opplysning og er ikke taushetsbelagt. Nummeret kan likevel bare brukes når det er saklig behov for det og sikker identifisering ikke kan oppnås på annen måte.

Skolen må ha elevens fødselsnummer i sitt register. Denne opplysningen er nødvendig for entydig identifisering av eleven.

Informasjonssikkerhet

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret. Vi har innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet. Vi sikrer at :

• kun de som har et tjenstlig behov får tilgang til opplysningene
• opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette
• personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste

Vi revurderer våre rutiner periodisk slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, følges dette opp.

Personvern og taushetsplikt  

Ansatte i skolene i Ringerike plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg. Dette gjelder også andre opplysninger som skal hemmeligholdes av hensyn til ditt personvern. I enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Du har rett til innsyn  

Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre skoler og be om å få vite hva slags personopplysninger vi har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre.

Du kan kreve at feil blir rettet  

I utgangspunktet skal vi av eget tiltak rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men oppdager du selv at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette umiddelbart.

Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet. Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven og arkivloven.  

Klasselister

Lister over elever i offentlige skoler  er offentlige dokumenter. Så lenge listene bare inneholder navn, adresse, telefonnummer og eventuelt fødselsnummer, er hele listen offentlig og kan oppgis når noen ber om innsyn etter reglene i offentlighetsloven. Ringerike kommunes klasselister inneholder ikke fødselsnummer. 

I den enkelte klassen kan skolen levere ut elevlister med kontaktinfo til elevene i klassen slik at det blir lettere for foreldre og elever å ta kontakt med hverandre. Personopplysningsloven tillater at kontaktopplysninger utleveres på denne måten når det er saklig grunn til det. 

Opplysninger som er taushetsbelagt, for eksempel om en elev har hemmelig telefonnummer eller hemmelig adresse, skal ikke leveres ut.

Ringerike kommune publiserer ikke klasselister på nettet. 

Datasystemer hvor personopplysninger brukes

IST – skole- og barnehageadministrativt system

Skolene i Ringerike registrerer kontaktopplysninger om elever og foresatte i det skoleadministrative systemet IST Everyday. Opplysningene hentes fra Det sentrale folkeregisteret (DSF) og oppdateres hver måned. Foresatte kan også selv registrere kontaktinformasjon som telefonnummer og e-postadresser. Ved flytting og adresseendring er det viktig at foresatte melder fra både til DSF og til skolen. IST brukes også til skoleinnmelding og søknad om plass i barnehage og SFO.

Ut fra opplysninger i IST genereres elevens brukerkonto og Feide-konto som blant annet brukes til å logge på Ringeriksskolens G-suite og på digitale læreverk.

Fravær, merknader og underveisvurderinger registreres i IST, og på ungdomstrinnet føres også karakterer her.

Denne informasjonen om barnets/elevens personalia er registrert:

• fullt navn
• fødselsnummer
• adresse
• foresattes navn, adresse, telefonnummer
• fakturamottaker SFO
• skoletilhørighet
• klassetilhørighet
• fag- og undervisningsgrupper
• IOP
• fravær inkl. merknader
• karakterer inkl. merknader
• eksamensresultater

FEIDE

Felles Elektronisk IDEntitet - er Kunnskapsdepartementets valgte løsning for sikker identifisering i utdanningssektoren og brukes bl.a. for at elevene skal ha tilgang til ulike læringsressurser.

Life Cycle Server (LCS)

LCS er et brukeradministrativt system som inneholder data importert fra skoleadministrativt system (IST). Brukerdata oppbevares så lenge en er elev i Ringeriksskolen. Fødselsnummer og brukernavn blir etter krav fra Feide lagret for å sikre at brukernavn forblir unike.

Active Direstory (AD)

Active Directory (AD) brukes som katalogtjeneste. AD inneholder data importert fra LCS. AD inneholder bl.a. brukernavn, elevens navn, skoletilhørighet, navn på datamaskiner og grupper som gjør det mulig å benytte Ringerike kommunes nettverk og datasystemer. Brukerkontoen oppbevares i AD så lenge en er elev i Ringeriksskolen, og fjernes normalt når eleven er ferdig med opplæringen.

G-suite for Education

Dette er et verktøy for informasjon, undervisningsplanlegging, organisering av læringsstoff, innleveringer og arbeidsoppgaver, tilbakemeldinger, samarbeid og vurderinger.  Plattformen har FEIDE-pålogging.

Les om Ringeriksskolens bruk av G-suite her.

Mer informasjon om sikkerhet og personvern i GSuite for undervisning finnes Googles sider. 

Databehandleravtale med Google finner du her.

Prøveadministrativt system (PAS)

PAS er Utdanningsdirektoratets innregistreringssystem for eksamener, nasjonale prøver og kartleggingsprøver. PAS har FEIDE-pålogging.

Conexus engage

Engage er et verktøy som samler og sammenstiller vurdering og kartlegging av elevene, slik at lærere kan gi tilpasset undervisning og bedre oppfølging av den enkelte elev. Engage har FEIDE-pålogging for lærere og administrasjon.

Transponder Meldingsbok

Transponder er en sikker digital meldingsbok for kommunikasjon mellom hjem og skole/barnehage. Den brukes til å sende fraværsmeldinger fra foresatte, beskjeder mellom foresatte og skole/barnehage, til påmeldinger og til å gi samtykke.  

Klassetrivsel

Klassetrivsel  brukes for å kartlegge trivsel/relasjoner i skolen. Lærere logger på Klassetrivsel med Feide, og informasjon om elevers trivsel og relasjoner ligger programmet. Vi har også lagt inn spørsmål fra Spekter. Undersøkelsen er ikke anonym, men svarene behandles og systematiseres anonymt. Det er frivillig for elevene å delta i undersøkelsen. Mer informasjon om klassetrivsel finner du her. 

VIGO

Vigo er en internettportal for søking til videregående opplæring, og er et samarbeid mellom alle fylkene i Norge. Kommunen overfører avgangselevers karakterer fra IST til VIGO. Elevene/foresatte må gi samtykke til dataoverføringene.

SpeedAdmin - Kulturskolens administrasjonssystem

Her vil følgende informasjon om elevens personalie være registrert:

• fullt navn
• fødselsnummer
• adresse
• foresattes navn, adresse, telefonnummer
• fakturamottaker 
• instrument/gruppe/fag
• skoletilhørighet

Økonomisystem – utfakturering

Visma Enterprise benyttes til utfakturering. Følgende persondata overføres fra IST og SpeedAdmin til kunderegisteret i Visma Enterprise i forbindelse med barnehage/SFO/kulturskole-faktura:

• betalers fødselsnummer
• navn
• adresse
• postnummer
• skole
• elevens navn 

Arkivsystem

Websak fra Acos er Ringerike kommunes sak- og arkivsystem. I saker hvor det fattes enkeltvedtak som berører den enkelte elev vil personopplysninger bli lagret her (for eksempel vedtak om spesialundervisning). Den enkelte kan begjære innsyn for å få vite hvilke opplysninger som ligger lagret. 

Dokumaster er et arkiv på sikker sone. Arkivpliktige data fra IST overføres automatisk til Dokumaster.

Lenker

Om personvern i skole og barnehage på Utdanningsdirektoratets sider.

Personopplysningsloven

Datatilsynet